نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد سپنتا با برخورداری از امکانات منحصر به فرد برای ایجاد آرشیو الکترونیک از اسناد سازمانی با قابلیت ذخیره و بایگانی اسناد در فرمت های مختلف از جمله tiff، jpg، bmp، txt، doc، pdf، rtf، html، فرمتهای ویدئو و بسیاری فرمتهای دیگر، همچنین با دارا بودن امکان افزودن اطلاعات توصیفی دلخواه به اسناد و نیز با داشتن امکان اعمال تنظیمات امنیتی و تنظیم سطوح دسترسی کاربران به تک تک اسناد و عملیات روی اسناد، ابزاری مناسب برای ایجاد بایگانی الکترونیک اسناد سازمان می باشد.
ایجاد آرشیو الکترونیک از اسناد باعث افزایش سرعت دسترسی به اسناد، تامین امنیت اسناد از نظر سالم ماندن، محرمانگی، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، جلوگیری از تغییر ناخواسته محتوی، جلوگیری از گم شدن، کاهش هزینه ها، کاهش فضای مورد استفاده و افزایش بازدهی و نیز حفظ سلامت کارمندان در مقابل آسیب های معمول بایگانی های کاغذی می گردد.
امکان جستجوی اسناد به روش سریع و جستجوی پیشرفته، امکان تعریف اطلاعات توصیفی دلخواه بصورت دستی و همچنین با استفاده از الگوهای از پیش تعریف شده و امکان توسعه و تجهیز سیستم به نرم افزار تشخیص متن از روی تصویر (OCR) این نرم افزار را به نرم افزاری بی رقیب در این زمینه تبدیل کرده است.